Microsoft Office vs. Microsoft 365: quale acquistare?
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Microsoft Word, Excel e PowerPoint sono le applicazioni di produttività standard per la maggior parte delle aziende e delle classi. Ma come si fa a scegliere tra la tradizionale suite Office e il servizio in abbonamento Microsoft 365 ? Qual è la differenza tra Office e Microsoft 365 e quale è più conveniente?
Qual è la differenza?
Tutti conoscono il vecchio rituale di Microsoft Office. Compri un disco pieno di Word, PowerPoint e altri software a marchio Microsoft, lo inserisci nel tuo computer e ti metti al lavoro. Passano alcuni anni e il tuo lavoro o la tua classe richiedono una versione più recente della suite Office, quindi esci e fai saltare i tuoi risparmi su un altro disco. Risciacqua e ripeti.
Ma il tradizionale pacchetto di Office è molto meno comune di prima. Oggi molte persone accedono a Excel, Word e altri software tramite un abbonamento a Microsoft 365 o la suite Office Online gratuita basata su browser (che è una versione ridotta di Office).
A differenza di un pacchetto Office, che richiede un pagamento una tantum di $ 150 e funziona solo su un computer, Microsoft 365 costa $ 7 al mese, funziona su tutti i tuoi computer e dispositivi mobili e include funzionalità collaborative e vantaggi che non vengono forniti con un pacchetto Office standard. Microsoft ha lanciato il suo servizio 365 nel 2011 per aiutare a modernizzare la suite Office, che non aveva subito una revisione importante in quasi un decennio. Il modello di abbonamento consente a Microsoft di offrire aggiornamenti e supporto costanti per il suo software di produttività, insieme all’archiviazione nel cloud e alle funzionalità di collaborazione avanzate rese famose dagli strumenti di produttività basati su browser di Google (Google Docs, Drive, Fogli, ecc.).
Microsoft vende ancora la sua tradizionale suite Office per le persone che non vogliono pagare una tariffa mensile o utilizzare gli strumenti gratuiti e ridotti di Office Online. Ma il pacchetto Office è davvero così conveniente? E anche se puoi risparmiare evitando Microsoft 365, vale la pena rinunciare alle funzionalità esclusive dei servizi in abbonamento?
Microsoft Office: pro e contro
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Microsoft Office 2019 e la prossima suite Office 2021 partono da $ 150 e sono dotati di Word, Excel e PowerPoint. Il pacchetto ampliato Office Home and Business, che costa $ 250, include lo strumento di posta elettronica e calendario di Outlook oltre al software Office standard. Entrambe le versioni della suite Office funzionano su un solo computer e includono alcuni anni di bug e supporto per la sicurezza di Microsoft (7 anni per Office 2019, 5 anni per Office 2021).
Sebbene la mancanza di funzionalità collaborative e cloud di Office possa sembrare un po’ limitante, il pacchetto software è comunque utile per gli individui e le aziende che desiderano una raccolta stabile e immutabile di strumenti di produttività. Office è anche un’opzione eccezionale per le macchine sempre offline e, per alcuni, potrebbe essere più conveniente di un abbonamento a Microsoft 365.
Compralo una volta, lo possiedi per sempre
Microsoft Office ha un vantaggio evidente: acquisti il software una volta e lo possiedi per sempre. Certo, la tua versione di Office invecchierà e perderà nuove funzionalità appariscenti, ma hai la libertà di sostituirla quando lo desideri. Inoltre, Microsoft fa un ottimo lavoro con la compatibilità dei file, quindi se qualcuno ti invia un documento Word scritto con l’ultimo software Office o Microsoft 365, si aprirà comunque sul tuo computer.
Per hobbisti, educatori e piccole imprese, perdere $ 150 per la suite Office (che funzionerà finché si dispone di una macchina compatibile) potrebbe essere più conveniente rispetto a un abbonamento a Microsoft 365. Detto questo, devi utilizzare il software per alcuni anni prima di "risparmiare" effettivamente denaro.
Microsoft Office contro Office Online
Aspetta un minuto, perché dovresti pagare $ 150 per Microsoft Office quando la suite Office Online basata su browser è gratuita? Office Online è ottimo per il Joe medio che ha solo bisogno di creare un foglio di calcolo occasionale o un documento di Word, ma funziona solo quando sei connesso a Internet, il che non è ottimo per le persone o le aziende che lavorano offline o hanno una connessione Internet lenta connessione: Office Online può diventare piuttosto lento!
La suite Office Online manca anche di alcune funzionalità importanti, come il sommario o la bibliografia in Word, formule avanzate o strumenti per grafici in Excel e la formattazione avanzata in PowerPoint. Detto questo, Office Online supporta la modifica in tempo reale con un’altra persona, mentre la versione desktop di Office consente a una sola persona di modificare un paragrafo alla volta (per questo motivo, alcune persone integrano il loro pacchetto Microsoft Office offline con la suite gratuita di Office Online ).
Ancora una volta, se hai solo bisogno di mettere insieme alcuni documenti, Office Online svolgerà il lavoro gratuitamente. Ma se vuoi lavorare offline o utilizzare funzionalità avanzate, devi pagare per la suite Office. Oppure, sai, abbonati a Microsoft 365.
Microsoft 365: pro e contro
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Microsoft 365 Personal, che supporta un utente su un massimo di cinque dispositivi alla volta, costa $ 7 al mese o $ 70 all’anno se pagato in anticipo. Viene fornito con Word, Excel, PowerPoint, Outlook, OneNote e 1 TB di spazio di archiviazione su cloud OneDrive.
Se vuoi condividere queste app con tutta la tua famiglia, puoi abbonarti al servizio Microsoft 365 Family per $ 10 al mese o $ 100 all’anno pagati in anticipo. La famiglia Microsoft 365 copre fino a sei utenti, ciascuno con 1 TB di spazio di archiviazione OneDrive e l’accesso a 365 app su cinque dispositivi alla volta. Il piano famiglia sblocca anche l’app Microsoft Family Safety per il monitoraggio e la gestione dei tuoi figli.
Sebbene la tariffa mensile possa essere meno che ideale per alcuni, il servizio Microsoft 365 funziona su qualsiasi dispositivo e viene fornito con un flusso infinito di aggiornamenti e supporto per i bug. È il miglior servizio per le persone che desiderano sempre le ultime funzionalità o hanno bisogno di collaborare con gli altri. Inoltre, viene fornito con alcuni vantaggi che valgono la tariffa mensile da $ 7 a $ 10.
Lavora da qualsiasi luogo
In un mondo in cui le persone passano costantemente da computer, telefoni e tablet, il supporto multipiattaforma di Microsoft 365 è davvero una funzionalità essenziale. Puoi accedere alla suite di produttività di Microsoft su qualsiasi dispositivo semplicemente accedendo al tuo account Microsoft. E grazie a 1 TB di spazio di archiviazione OneDrive fornito con il tuo account, puoi accedere ai tuoi documenti da qualsiasi luogo senza dover portare con te una chiavetta USB.
Collaborazione al Max
Microsoft 365 rende l’invio di documenti via e-mail un ricordo del passato. Puoi invece invitare le persone a visualizzare o modificare il tuo documento tramite un collegamento condivisibile, con collaborazione e messaggistica in tempo reale. La condivisione tramite il cloud garantisce a te e ai tuoi collaboratori di avere sempre l’ultima versione di un documento e di poter vedere le modifiche apportate da altri senza confrontare file vecchi e nuovi fianco a fianco.
La collaborazione fa un ulteriore passo avanti quando usi Microsoft Teams, uno strumento di messaggistica istantanea che si integra con Microsoft 365. Teams semplifica la condivisione e la collaborazione sui documenti e offre un’impostazione all-in-one per chat e riunioni video. Chiunque può configurare gratuitamente un gruppo Teams con un massimo di 100 partecipanti, sebbene i gruppi più grandi richiedano un piano 365 Business.
Le ultime funzionalità e supporto
Le persone che si abbonano a Microsoft 365 sono le prime a ottenere le nuove funzionalità e le correzioni di bug di Microsoft. Ricevono inoltre supporto tecnico gratuito per tutti i prodotti Microsoft (anche prodotti acquistati al di fuori del servizio 365) tramite telefono o chat di testo.
Certo, la maggior parte degli aggiornamenti delle app di Microsoft riguardano funzionalità di qualità della vita come la modalità oscura. Ma il crescente interesse dell’azienda per l’intelligenza artificiale potrebbe rivoluzionare l’automazione dei fogli di calcolo, la scrittura di documenti e altre attività che richiedono tempo in Word, Excel e PowerPoint. Se vuoi essere in prima linea per queste nuove funzionalità, dovrai pagare per Microsoft 365.
Bonus di adesione
Anche se non usi Word o Excel, un abbonamento a Microsoft 365 potrebbe valere la pena solo per i bonus. Il bonus più grande è, ovviamente, 1 TB di spazio di archiviazione nel cloud di OneDrive (o 1 TB a persona con un piano famiglia). Pagare solo $ 7 al mese per 1 TB di archiviazione cloud è un affare abbastanza decente, soprattutto se si considera che il piano di archiviazione cloud da 2 TB di Dropbox, che non viene fornito con alcun software di produttività, costa $ 12 al mese.
Ma non è tutto: Microsoft 365 include anche versioni avanzate di Word, Excel, PowerPoint e OneNote, che includono funzionalità di intelligenza artificiale esclusive insieme a modelli extra, foto d’archivio, caratteri e icone. E per aiutarti a scrivere quelle e-mail professionali, Microsoft 365 include Microsoft Editor, uno strumento simile alla grammatica che suggerisce modifiche ortografiche e grammaticali per migliorare la tua scrittura in Word, Outlook e nel tuo browser.
Ok, quindi quale costa di più?
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Per coloro che desiderano solo accedere a Word, Excel e PowerPoint ma non si preoccupano delle funzionalità collaborative o dell’archiviazione nel cloud, scegliere tra Office e Microsoft 365 è principalmente una questione di prezzo. Naturalmente, Office costa di più in anticipo, ma 365 viene fornito con un canone mensile, quindi decidere quale è più conveniente dipende davvero da come prevedi di utilizzare il software o dalla frequenza con cui prevedi di sostituirlo.
Cominciamo con alcuni semplici calcoli. Il piano individuale di Microsoft 365 costa $ 7 al mese. Quindi, se dovessi acquistare la suite Office standard da $ 150, dovresti utilizzarla per 21 mesi e mezzo affinché sia più conveniente rispetto a Microsoft 365. Gli individui che acquistano il pacchetto Office Home and Business da $ 250 per l’accesso a Outlook devono di utilizzare il software per circa 35 mesi e mezzo prima di iniziare a “risparmiare". (Se sei un’azienda che acquista software Microsoft per più computer, dovresti rimanere con Office ancora più a lungo prima di iniziare a "risparmiare" denaro, poiché 365 Business parte da soli $ 5 a persona al mese.)
Quindi, a meno che non utilizzi Office per più di due anni prima di eseguire l’aggiornamento all’ultima versione (o di abbandonare il software), non risparmi denaro. E finché non raggiungi quel traguardo di tre anni, i tuoi risparmi sono nella migliore delle ipotesi marginali. Microsoft ha chiaramente pianificato la sua strategia di prezzo qui: l’azienda rilascia una nuova versione di Office ogni due o tre anni, quindi alla fine, le persone che acquistano sempre l’ultima versione di Office pagano all’incirca quanto gli abbonati a Microsoft 365.
Sapendo che ci vogliono dai due ai tre anni per risparmiare con Office, si potrebbe sostenere che Microsoft 365 ricco di funzionalità sia in realtà un valore migliore. Microsoft 365 viene fornito con più elementi, come l’accesso a Outlook, 1 TB di spazio di archiviazione nel cloud di OneDrive, gli ultimi aggiornamenti e correzioni di bug, funzionalità di collaborazione in tempo reale e, naturalmente, la possibilità di lavorare su qualsiasi dispositivo in qualsiasi momento. Ma ancora una volta, questo dipende davvero dalle tue priorità e dal tempo che sei disposto a trascorrere con una suite Office tradizionale.